Saiba mais o que o Caterfy pode fazer pelo seu negócio!
Todo o seu negócio num único local
Gerido a partir de um browser no computador, tablet ou telemóvel de qualquer parte do mundo, o seu negócio sempre na ponta dos seus dedos.
Avance para a digitalização, mantendo os contratos e detalhes de cada evento, todos centralizados e com acesso a cada momento pelos colaboradores autorizados.
Utilizando as últimas tendências e melhores práticas de segurança no mercado, o Caterfy pemite-lhe definir acessos por grupo de colaboradores com permissões granulares. Consegue assim, controlar exatamente ao que cada grupo pode aceder.
A sua base de dados é totalmente isolada dos nossos outros clientes, aumentando a segurança e a proteção dos seus dados.
O nosso sistema de backups mantem os seus dados sempre a salvo de qualquer imprevisto, garantindo a continuidade do seu negócio.
Gestão de leads
Uma gestão eficaz das leads potência as suas oportunidades de negócio.
O sistema de gestão de leads do Caterfy permite-lhe centralizar a sua relação com o cliente até ao momento em que assina o contrato. Ficando, nessa altura, a lead integrada na informação do contrato para um melhor acompanhamento.
A lead permite ter vários contatos, vários locais, várias datas de interesse, multiplas cotações e visitas, acompanhamentos e muito mais.
Dentro da lead, consegue gerir multiplas visitas a espaços, multiplas pré-reservas para datas e localizações especificas, acompanhamentos futuros, como, por exemplo, um lembrete para ligar a um cliente numa data específica.
A lead permite-lhe ter num único local toda a informação recolhida pelos vários colaboradores sobre uma determinada oportunidade de negócio.
Gestão de cotações/orçamentos
Porque nem todos os clientes são iguais, personalize as suas cotações.
Através de um construtor de cotações/orçamentos, poderá importar e personalizar uma ementa existente ou criar uma nova de raiz e obter o cálculo de custo e margem de lucro do evento em tempo real.
As cotações ficam anexadas à lead e podem transitar para o contrato na sua criação.
Para maior flexibilidade, pode alterar o preço de custo ou capitação de um produto específico ou adicionar despesas do evento que alteram o custo da cotação, mas não são visíveis ao cliente.
Pode, adicionar, despesas adicionais, como despesas de deslocação, ou outras que serão visíveis na cotação que apresenta ao cliente.
Gestão de contratos
Gestão de clientes, contratos e pagamentos centralizada.
Os modelos de contrato permitem criar vários modelos conforme o tipo de evento. Não sendo as especificidades de um evento empresarial as mesmas das de um casamento, pode optar por ter diferentes modelos de contrato selecionáveis.
Porque existem situações muito especificas em que o contrato pode ter vários outorgantes, como, por exemplo, um casamento os pais assumirem o contrato do evento, pode especificar vários outorgantes com diferenciação do seu papel no evento.
Não interessa se tem um ou vários eventos por contrato, os pagamentos são centralizados no contrato para facilitar o controlo.
Arquive documentos relevantes, como identificação, cópias do contrato assinadas, etc.
Gestão de eventos
Um ou vários eventos por contrato geridos ao detalhe num único local.
Mantenha todos os pormenores do evento sob controlo e ao pormenor, para que no dia não escape nada.
Defina valores diferenciados conforme o tipo de convidado (adultos, crianças ou bebés) e várias ementas por evento, com possibilidade de personalização no construtor de ementas.
Consegue ter o registo de notas gerais e especificas para a cozinha, montagem, internas e decoração.
O Caterfy permite ainda gestão de bolo, momentos, música, animação, atoalhados, decoração, tarefas, produtos, provas, chamada de empregados, relatórios e, muito mais, tudo por evento.
Automatização de tarefas
Automatize as tarefas morosas e repetitivas do seu negócio e liberte os colaboradores para um melhor atendimento ao cliente
Faça a chamada de colaboradores/extras pelo Caterfy de uma só vez. Elabore templates de equipas para os diferentes tipos de evento, criando depois automaticamente a estrutura das equipas necessárias para cada evento.
O Caterfy calcula as necessidades do evento automaticamente e cria notas de encomenda, que podem ser revistas, para enviar aos fornecedores.
A gestão de atoalhados avisa-o se existir um evento que utilize os mesmos atoalhados até X dias antes, dando tempo para a lavandaria ter o material preparado.
Todos os artigos/necessidades do evento são capitados automaticamente de acordo com três políticas diferentes, per capita, rácio ou quantidade fixa.
Artigos
Simples & complexos, o Caterfy suporta uma larga série de opções.
Nos artigos simples, defina fornecedores, categorias, foto, política de reposição e encomenda a fornecedores, suporte para artigos em pacote de múltiplas unidades e de vários tipos.
Nos artigos complexos, pode adicionar outros artigos complexos ou simples, pode criar dependências e/ou complementos, dando uma flexibilidade sem igual.
Defina zonas de preparação dos artigos, condições de transporte, microbiologia e alergénicos.
Adicione os procedimentos de preparação e exporte fichas técnicas e de produção.
Defina políticas de encomenda ou de aluguer, automatizando as suas necessidades.
Gestão da mise-en-place
Na montagem da sala para os eventos beneficie de uma ajuda preciosa.
O Caterfy capita todos os artigos necessários, de acordo com o número de convidados ou das políticas de capitação definidas.
Encontra ainda a criação automática de pick lists para facilitar a recolha e a devolução ao armazém do material.
As fichas de mise-en-place são acompanhadas das notas de montagem, notas de decoração e notas gerais do evento, para melhor enquadrar a equipa de montagem no objetivo final.
Gestor de ementas
Uma gestão integrada das ementas que possibilita saber, em tempo real, o custo e o lucro previsto.
Através do nosso avançado construtor de ementas, pode criar ementas com secções, famílias e grupos.
É possível atribuir uma ementa a um tipo de evento ou uma para todos os eventos, controlando sempre o preço final da ementa.
Cada artigo na ementa pode trabalhar como artigo principal ou como opção de outro item, aumentando a flexibilidade na construção da ementa.
Gestão de recursos humanos
Porque uma empresa é tão forte como o seu elo mais fraco, organizamos tudo para que todos estejam no seu melhor.
Aqui pode ter colaboradores com uma ou mais categorias (ex: empregado de mesa e artista de frutas) e uma distinção entre empregados internos da empresa dos extras contratados para o evento.
Definina os preços por hora ou ao dia e por categoria com suporte para prémios.
Pode definir prioridade de chamada aos seus colaboradores favoritos e efetuar a chamada automática dos colaboradores para o evento. O Caterfy alerta no caso de faltas de confirmação de comparência ou falha de pessoal.
Para uma visão global, consulte o mapa de serviços de todos os colaboradores organizado por evento.
Gestão de locais de evento
Não há dois locais iguais e as condições comerciais são diferentes.
Por isso, o Caterfy suporta vários tipos de local de evento, desde os locais próprios, locais à comissão, locais alugados e, até, localizados, como uma receção em casa dos pais dos noivos ou na sede de uma empresa.
O Caterfy disponibiliza políticas avançadas para aluguer de espaços, podendo especificar se o valor é cobrado à sua empresa ou ao cliente, suportando alugueres de vários tipos como ao dia e/ou com percentagem, entre outras situações.
Obtenha o cálculo automático de custos e relatórios.
Suporte de utilização exclusiva ou partilhada do local do evento com gestão de salas disponíveis e zonas.
Veja as datas disponíveis para um evento com o calendário de datas livres por local.
Gestão de stocks
Uma gestão eficiente de stock & stocks organizados são essenciais para a otimização dos seus lucros.
O Caterfy verifica em tempo real o stock nos armazéns relevantes para o evento e calcula as necessidades em falta.
Controle a entrada de produtos em stock, de acordo com as encomendas efetuadas, e detete de imediato as faltas.
Movimente o stock entre armazéns com as nossas guias e pick lists.
Controle as percas ou falhas de stock para o evento de uma forma integrada.
Gestão de fornecedores
Um bom fornecedor, faz o seu negócio prosperar.
No entanto, a vida é dinâmica e os fornecedores de determinados produtos mudam. Para mitigar a mudança de fornecedor em todos os produtos fornecidos, selecione os fornecedores por definição de cada categoria.
Nas encomendas, pode manter esse fornecedor ou mudar a encomenda para outro.
Efetue uma gestão rigorosa e controlo nas encomendas e na receção dos produtos através do Caterfy.
Relatórios
Os relatórios são essenciais para medir a performance do seu negócio.
Desta forma, são disponibilizados vários relatórios com variados KPI's para que a análise do seu negócio seja mais eficiente.
Um exemplo importante é a análise do custo dos RH no evento e a comparação entre vários tipos de evento, entre outros parâmetros analisados.
Os relatórios são disponibilizados por evento, contrato ou de uma forma global para todos os eventos.
Suporte
Estamos aqui para ajudar!
Não se preocupe, o sistema é muito completo, mas temos uma documentação extensa e estamos sempre aqui para o ajudar.
Se pretender passar a implementação do sistema para os nossos serviços, podemos fazer essa operação por si não lhe dando essa preocupação.
Contate-nos e veja com o podemos ajudar!